ファイル共有ソフトのメリット・デメリット

決算書や税務申告書を作成するにあたって、必要な資料は多岐にわたります。

当事務所では、お客様との資料のやりとりにファイル共有ソフト（Dropbox）を使用しています。

ファイル共有ソフトは多くのメリットがありますが、当然デメリットもあります。
今までファイル共有ソフトを使用したことがないお客様のなかには、セキュリティなどで不安をいただかれる方もいらっしゃることかと思います。

今回は、そんなファイル共有ソフトについてのメリットとデメリットをまとめました。

ファイル共有ソフトのメリット

1. どこからでもアクセスできる

クラウドベースのファイル共有ソフトは、インターネットに接続されていれば、どこからでもファイルにアクセスできます。
オフィスだけでなく、自宅や外出先でもファイルを確認・編集できるため、リモートワークや出張中の業務にも非常に便利です。

2. リアルタイムでの共同作業が可能

GoogleドライブやDropboxのようなファイル共有ソフトでは、複数のユーザーが同時に同じファイルを編集することが可能です。
これにより、チームメンバー間でのコミュニケーションが円滑になり、作業の効率化が図れます。
リアルタイムでの変更がすぐに反映されるため、メールのやり取りや手動での更新作業が不要です。

3. ファイルのバージョン管理

多くのファイル共有ソフトには、バージョン管理機能が備わっており、過去のファイルに戻ることができます。
誤ってファイルを編集してしまった場合でも、以前のバージョンに復元することができるため、データの損失を防ぐことができます。
例えばDropboxなら、基本的に30日間は以前のバージョンに戻すことができます。

4. コスト削減

クラウドベースのファイル共有ソフトは、物理的なサーバーやハードディスクの容量に依存せず、大容量のファイルでも簡単に共有できるため、企業にとってコスト削減に繋がります。
メールで大きなファイルを送る必要がなくなるため、サーバー負荷も軽減できます。

5. セキュリティの向上

ファイル共有ソフトの多くは、データの暗号化やパスワード保護、アクセス制限の設定が可能です。
これにより、第三者による不正なアクセスを防ぎ、機密情報を安全に管理することができます。
ファイルがクラウド上に保存されることで、データ消失リスクも軽減されます。

6.パソコンの入れ替え時に便利

新しいパソコンを購入した際、古いパソコンから新しいパソコンへデータを移す必要があります。
普段のデータをファイル共有ソフトに入れておけば、ソフトをインストールしてログインするだけで、データの移行作業が完了します。

ファイル共有ソフトのデメリット

1. セキュリティリスク

クラウドを使用するファイル共有ソフトでは、インターネットを介してデータが送信されるため、セキュリティ上のリスクが完全に排除されるわけではありません。
不適切な共有やセキュリティ設定が原因で、機密情報が外部に漏洩する可能性もあります。特に、共有リンクが公開されると、第三者に悪用される危険性が高まります。

2. インターネット接続の依存

クラウドベースのファイル共有ソフトは、インターネット接続が必要です。
したがって、インターネット環境が不安定な場合やオフライン状態では、ファイルへのアクセスや共有ができません。
これが業務の停滞や遅延につながることがあります。

3. ストレージ制限

無料プランのファイル共有ソフトは、ストレージ容量に制限がある場合が多いです。
特に大容量のファイルや動画を頻繁に共有する場合、無料のストレージ容量では足りなくなり、有料プランへのアップグレードが必要になることがあります。

4. 依存性の増加

ファイル共有ソフトは便利ですが、システムのトラブルやサーバーの障害が発生した場合、一時的にファイルへのアクセスが制限されることがあります。
特にクラウドベースの場合、サービス提供者のサーバーに依存するため、システム障害による影響を受けやすくなります。

5. 複雑な管理

企業で多くのユーザーがファイル共有ソフトを利用すると、ファイルの整理やアクセス権限の管理が複雑になることがあります。
誰がどのファイルにアクセスできるのか、どのファイルが最新のものなのかを把握しづらくなり、混乱を招く可能性があります。
また、ファイルの重複や不要なファイルが増え、無駄なストレージ使用も発生します。

まとめ

ファイル共有ソフトには多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。
特に、利便性とセキュリティのバランスを取ることが重要です。
適切なセキュリティ設定や管理を行うことで、リスクを最小限に抑え、効果的に活用できるでしょう。
目的や利用頻度に応じたソフトウェアの選定と、定期的なストレージ管理が、ファイル共有ソフトを効率よく活用するための鍵となります。

なお、当事務所ではDropboxの使用を原則とさせていただいておりますが、お客様のご希望に応じて、Google DriveやOne Driveを使用することもございます。

ご希望のファイル共有ソフトがある場合は、お気軽にご相談ください。